Oleh: Marulam Sitohang : HR Adivisor and Performance Coach
People adalah asset paling penting di perusahaan. Pernyataan yang sangat populer ini benar apabila asset tersebut di kelola dengan baik. Pada kenyataannya 75% karyawan terjebak menghabiskan waktu sia-sia setiap hari. Penelitian yang dilakukan oleh CNBC pada tahun 2015 menunjukkan bahwa karyawan dapat menghabiskan 3-4 jam setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang tidak penting dan tidak urgent. Kegiatan-kegiatan tersebut diantaranya adalah menjelajah internet, interaksi dengan teman kerja, meeting yang tidak produktif, gangguan dari boss, social media dan membaca junk email. Apabila di konversi ke dalam rupiah nilai pemborosan waktu ini akan sangat fantastis. Waktu menurut saya menjadi asset paling berharga untuk setiap perusahaan.
Bagaimana mengelola asset waktu ini dengan efektif? Metode paling terkenal dalam mengelola waktu adalah teori yang disebut dengan The Eisenhower Decision Matrix yang menggolongkan waktu dalam 4 Kuadran. Matrix ini membantu setiap orang untuk mengambil keputusan dalam melakukan kegiatan di tempat kerja. Ke empat kuadran waktu tersebut di dapatkan dari pembuatan matriks dalam 4 kotak berdasarkan Urgensi (Urgent) dan Pentingnya (Important) sesuatu kegiatan atau aktifitas untuk dilakukan. Metode ini diperkenalkan dengan lebih detail oleh Stephen Covey di dalam buku legendaris yang dia tulis: The 7 Habits of Highly Effective People.
Berikut penjelasan masing-masing dari keempat Kuadran Waktu. Q1 atau kuadran satu adalah kegiatan yang urgent dan important untuk dilakukan. Q2 atau kuadran 2 adalah kegiatan yang penting untuk dilakukan namun tidak urgent. Q3 adalah kegiatan yang urgent namun tidak penting. Q4 adalah kegiatan yang tidak penting dan tidak urgent untuk dilakukan. Pada prinsipnya kegiatan-kegiatan yang produktif adalah kegiatan yang tergolong dalam Q1 dan Q2. Pekerjaan kategori Q3 dapat didelegasikan atau ditunda. Sedangkan kategori Q4 adalah kegiatan yang harus dihindarkan.
Bagaimana perusahaan memanfaatkan ke 4 kategori pekerjaan di atas? Saya menyarakan agar perusahaan memberikan kode Q1, Q2 dan Q3 pada setiap kegiatan. Artinya setiap orang di perusahaan sadar betul kategori dari setiap pekerjaan yang sedang dilakukan. Berikut beberapa contoh penerapannya. Undangan meeting yang layak untuk di hadiri adalah meeting yang tergolong dalam Q1. Apabila meeting tidak termasuk dalam kategori Q1 maka peserta yang hadir tidak wajib atau optional. Di dalam setiap email harus di berikan kategori sehingga penerima email dapat memberikan reaksi yang sesuai. Selalu baca email yang masuk dalam kategori Q1 dan Q2 saja. Demikian sebaliknya pengirim hanya diperbolehkan mengirim email pada kategori Q1 dan Q2 saja. Demikian juga sebagai atasan hanya diperbolehkan interaksi dengan bawahan untuk kategori Q1 saja. Untuk kategori Q2 dapat di komunikasikan via email atau channel komunikasi lainnya.
Contoh di atas hanya beberapa kegiatan saja. Penerapan metode penggolongan Kuadran Waktu secara konsisten akan meningkatkan produktifitas karena setiap orang akan bekerja secara efektif dan terarah. Tentu saja hal ini tidak mudah untuk diterapkan. Walaupun pengertian Kuadran Waktu cukup sederhana tetap saja perlu ada penjelasan kepada setiap orang di perusahaan agar memiliki pemahaman yang sama. Namun waktu adalah asset perusahaan yang tidak ternilai harganya. Penerapan Kuadran Waktu sangat layak untuk dilakukan. Bila dibiarkan saja maka pemborosan waktu akan menjadi lebih parah ke depan.
Bagaimana pendapat mengenai penerapan Kuadran Waktu di atas?
